Privacyverklaring Avansa regio Mechelen
(Laatste wijziging op 14 mei 2018)
Avansa regio Mechelen hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. We doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Met deze privacyverklaring willen we je op de hoogte brengen welke persoonlijke gegevens we van je bijhouden en wat we met deze gegevens doen. Tegelijk willen wij je informeren wat jouw rechten zijn inzake gegevensverwerking en privacy. Avansa regio Mechelen houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene verordening Gegevensbescherming.
Als Avansa regio Mechelen zijn we verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring contact met ons wenst op te nemen, dan kan dit via Avansa regio Mechelen, Adegemstraat 79, 2800 Mechelen - info@avansa-regiomechelen.be - 015 44 41 00.
Jouw persoonsgegevens worden door Avansa regio Mechelen verwerkt voor volgende doeleinden en rechtsgronden:
Om bovenstaande doelstellingen te kunnen realiseren, kunnen we volgende persoonsgegevens vragen aan jou.
Als je een deelnemer bent, dan registreren wij jouw voornaam, naam, postadres, mailadres, telefoonnummer(s), geslacht, geboorteplaats- en datum, bankrekeningnummer en UiTPAS-nummer. Deze gegevens hebben wij nodig om jouw inschrijving in orde te kunnen maken en om jouw betaling te kunnen koppelen aan de juiste persoon. Om die reden vragen wij ook naar je postadres. Je kan namelijk een naamgenoot hebben die elders in de regio woont.
We vragen eveneens je e-mailadres. Zo kunnen we je na jouw inschrijving een bevestigingsmail sturen. Op die manier weet je dat je correct ingeschreven bent. Op de bevestigingsmail vind je bovendien ook de betalingsgegevens terug en een link naar de activiteit op onze website. Zo kan je elk moment de praktische gegevens van jouw activiteit terugvinden. Jouw telefoonnummer houden we dan weer bij om je bij dringende gevallen te kunnen contacteren of om je op de hoogte te kunnen brengen van last-minute wijzigingen of annuleringen.
Wanneer je de deelnameprijs overschrijft via de bank, dan houden wij ook het nummer van je bankrekening bij. Dit doen we om vlot jouw deelname terug te kunnen betalen mocht een activiteit geannuleerd worden.
Wanneer je inschrijft, kunnen we je tot slot ook naar jouw geslacht, geboorteplaats en –datum vragen. Deze informatie houden wij bij om statistische redenen. Met deze gegevens kunnen wij ons een beter beeld vormen van ons publiek.
Voor inwoners uit Mechelen vragen we ook je UiTPAS-nummer. Hiermee kunnen we het juiste cursustarief toepassen. Voor personen die wensen deel te nemen met het uitzonderingstarief vragen we een attest van verhoogde tegemoetkoming om dit tarief te kunnen toekennen.
Onze organisatie houdt geen zgn. ‘gevoelige gegevens’ bij, zoals medische gegevens, politieke voorkeur, seksuele voorkeur, geloofsovertuiging, etnische afkomst, lidmaatschap van vakbonden, enz.
Als je een lesgever of vrijwilliger bent, dan houden we van jou dezelfde gegevens bij als van deelnemers. Dit doen we om dezelfde redenen als bij deelnemers, maar ook om met jou een samenwerkingsovereenkomst af te kunnen sluiten. Bovendien vragen we ook je rijksregisternummer en/of BTW nummer om aangifte te kunnen doen van de inkomsten die je bij Vormingplus regio Mechelen vzw hebt verworven.
Je persoonlijke gegevens worden bewaard in ons administratieve systeem Salesforce en kunnen worden ingezien en bewerkt door onze volledige personeelsploeg en de administratieve vrijwilligers. Dit is nodig omdat iedereen van onze personeelsploeg in staat moet zijn om jouw inschrijving te noteren en te verwerken. Je gegevens worden beschermd vanuit de algemene beschermingsgaranties die geboden worden door Salesforce.
Je persoonlijke gegevens spelen we niet door naar derden. Een uitzondering hierop vormen activiteiten in samenwerking met partners. Deze activiteiten hebben we immers met twee of meer organisaties uitgewerkt. Dit impliceert dat de partner ook de mogelijkheid heeft om bij ons op te vragen wie de deelnemers waren. Je vindt deze partners terug bij de informatie over de activiteit op onze website. We raden je aan om de privacyverklaringen van deze derde partijen steeds goed na te lezen om te begrijpen wat hun beleid is inzake de verwerking van persoonsgegevens.
Indien we jouw gegevens via derden verkrijgen, vragen we deze derde partijen om te bevestigen dat de informatie rechtmatig werd verkregen en dat we het recht hebben om de verkregen data te gebruiken.
Binnen onze organisatie kunnen er ook andere partijen in contact komen met persoonlijke gegevens (bv.: ICT-ondersteuning, softwareleveranciers, verzekeraar, logistieke ondersteuners, stagiairs, …). We sluiten met deze partijen een overeenkomst af die impliceert dat ze met deze gegevens rechtsgeldig en rechtmatig omgaan en deze onder geen enkel beding doorspelen aan derden.
Indien we jouw gegevens via derden verkrijgen, vragen we deze derde partijen om te bevestigen dat de informatie rechtmatig werd verkregen en dat we het recht hebben om de verkregen data te gebruiken.
Je kan je inschrijven op het maandelijks e-zine. Ons systeem bewaart alleen het mailadres gekoppeld aan jouw naam. Je kan jezelf altijd onmiddellijk uitschrijven via de uitschrijflinks.
Avansa regio Mechelen bewaart je persoonsgegevens tot 10 jaar na je laatste deelname aan onze activiteiten.
Het is mogelijk dat er tijdens activiteiten foto’s genomen worden of filmpjes opgenomen worden. Je zal hiervan op het moment zelf op de hoogte gebracht worden. Op dat moment krijg je de kans om aan de fotograaf te melden of je al dan niet gefotografeerd wil worden.
De website verzamelt anonieme of geaggregeerde gegevens van niet-persoonlijke aard, zoals browser type of IP-adres, het besturingsprogramma dat je gebruikt, de domeinnaam van de website langs waar je naar onze website gekomen bent of waarlangs je die verlaat. Dit maakt het ons mogelijk om onze website permanent te optimaliseren voor de gebruikers.
Tijdens een bezoek aan de website kunnen cookies op de harde schijf van jouw computer geplaatst worden en dit enkel en alleen om de site beter af te stemmen op de behoeften van de terugkerende bezoeker. Deze mini-bestandjes of cookies worden niet gebruikt om het surfgedrag van de bezoeker op andere websites na te gaan. Je internetbrowser laat je toe dat je het gebruik van cookies verhindert, dat je een waarschuwing ontvangt wanneer een cookie geïnstalleerd wordt of dat je de cookies nadien van jouw harde schijf verwijdert. Raadpleeg hiervoor de help-functie van je internetbrowser.
Inzake de bescherming en verwerking van gegevens heb je de volgende rechten:
Als je jouw rechten in het kader van GDPR wil uitoefenen, dan kan je ons contacteren via de contactgegevens die je bovenaan deze verklaring terugvindt. Indien je deze rechten wenst uit te oefenen, vragen we je om ons een bewijs van je identiteit te verschaffen, en dit om elke ongeoorloofde bekendmaking of verwerking van je persoonsgegevens te voorkomen. We vragen je dan ook bij voorkeur om een kopie van de voorzijde van je identiteitskaart toe te voegen aan je aanvraag.
Avansa regio Mechelen kan de privacyverklaring wijzigen. De datum van de laatste wijziging vind je bovenaan deze privacyverklaring.